Le rapport de la fonction clé conformité permet d’impliquer les dirigeants et le conseil d’administration (organe de surveillance) dans le dispositif de conformité. En effet, ce rapport fait un état des lieux des avancées, des incidents, et des projets menés au cours de l’année pour renforcer la conformité aux exigences réglementaires. Présenté au Conseil d’administration (CA), et souvent également au comité d’audit ou des risques, il vise à garantir la transparence, l’alignement stratégique et l’anticipation des risques de non-conformité avec les objectifs de l’organisme d’assurance.
Requis également par la directive Solvabilité II, ce rapport annuel permet d’informer le Conseil d’Administration du niveau de conformité de l’organisme, ultimement responsable des actions à mettre en œuvre en matière de conformité.
Découvrez ici les sections clés de ce rapport, leur contenu et les bonnes pratiques pour une présentation claire et efficace.
1️. Événements majeurs de l'année impactant la fonction clé conformité
Cette première partie du rapport recense les faits marquants de l’année ayant influencé le dispositif de conformité. Cela comprend :
- Les évolutions réglementaires identifiées lors de la veille réglementaire (nouvelles lois, modifications des exigences européennes, etc.) ;
- Les changements organisationnels internes (réorganisation des équipes, modification des processus internes, mises à jour des outils de gestion, etc.) ;
- Les événements externes significatifs (cyberattaques majeures, évolutions du marché, etc.).
L’objectif est de fournir une vue d’ensemble des éléments ayant modifié le cadre d’application de la conformité et les adaptations mises en œuvre.
2️. Etat des lieux de la fonction clé vérification de la conformité
Cette section détaille les initiatives mises en place pour renforcer le dispositif de conformité :
- Les travaux réalisés au cours de l’année, en cours et à venir : déploiement de nouvelles méthodologies, digitalisation des contrôles, formation continue des équipes ;
- Les évolutions concernant le recrutement et le renforcement des compétences dans l’équipe conformité.
Cette partie recense les incidents de non-conformité survenus au cours de l’année, qu’ils soient détectés en interne ou signalés par des tiers :
- Typologie des incidents : , défaut de contrôle, manquements réglementaires ;
- Sanctions éventuelles : pénalités, mises en demeure, avertissements des régulateurs ;
- Mesures correctives mises en œuvre pour éviter la récurrence.
Une analyse approfondie permet de tirer des enseignements et de renforcer les dispositifs de prévention.
Ces projets visent à adapter le dispositif aux exigences croissantes en matière de conformité et à anticiper les nouvelles réglementations.
3️. Situation à date de la cartographie des risques de non-conformité
Le rapport fait état de la situation actuelle de la cartographie des risques, en la comparant avec la situation à date du précédent rapport de la fonction clé vérification de la conformité :
- Synthèse des évaluations réalisées : identification et classement des risques majeurs ;
- Évolutions constatées par rapport à l’année précédente ;
- Mises à jour effectuées pour refléter les nouveaux risques identifiés et les changements réglementaires.
La cartographie des risques de non-conformité est essentielle à l’articulation des actions de la fonction clé vérification de la conformité, en présentant de manière synthétique le niveau des risques de non-conformité entre deux situations (le rapport de l’année précédente et le rapport pour l’année à venir). Liée à la cartographie des risques, afin de restituer un profil de risques complet de l’organisme, elle doit être à jour de tous les évènements susceptibles de modifier l’évaluation des risques de non-conformité (risques émergents, incidents, réclamations, audits, changements règlementaires).
4️. Plan de contrôle conformité
Le plan de contrôle constitue un pilier essentiel du rapport, permettant de présenter aux instances de gouvernance le programme de travail pour l’année à venir de la fonction clé vérification de la conformité. Basé sur la cartographie des risques de non-conformité, il permet de faire valider par le conseil d’administration ce programme et ainsi impliquer la gouvernance dans la mise en conformité de l’organisme. En prenant connaissance de ce plan, et par leur validation ou modification de ce programme, la gouvernance devient acteur de la mise en conformité de l’organisme. Ce plan de contrôle se compose des éléments suivants
- Plan de tests : Pour les risques importants ou critiques, réaliser des tests d’efficacité des éléments de maîtrise afin de s’assurer du niveau déclaré dans la cartographie. Le résultat de ces tests sera présenté lors du rapport de la fonction clé vérification de la conformité de l’année prochaine
- Plans d’action : Pour les risques importants ou critiques qui restent à un niveau inacceptable pour l’organisme, la fonction clé vérification de la conformité met en oeuvre des plans d’action afin de retrouver un niveau de risque acceptable. Le résultat de la mise en œuvre de ces plans d’action sera présenté l’année suivante.
Enfin, le rapport peut inclure une proposition de plan de contrôle conformité pour l’année suivante :
- Contrôles de 2nd niveau : les contrôles permettant de s’assurer de la réelle efficacité des dispositifs de maitrise des risques de non-conformité jugés suffisants
- Plans d’action : pour renforcer la maîtrise des risques de non-conformité le nécessitant, ou, autrement dit, pour renforcer la conformité de l’organisme d’assurance
- Priorités identifiées en lien avec les évolutions réglementaires.
Véritable marqueur de la manière dont la conformité est mise en œuvre par la fonction vérification de la conformité au sein de l’organisme, le plan de contrôle est un outil permettant d’assurer le conseil d’administration de la bonne prise en compte de ces décisions par les opérationnels.
Conclusion
Le rapport de la fonction clé conformité est un outil indispensable pour impliquer les instances dirigeantes
dans les problématiques de non-respect des exigences règlementaires. La cartographie des risques de non-conformité est indispensable à la mise en œuvre du rapport de la fonction clé vérification de la conformité, permettant de justifier de l’action de la fonction clé vérification de la conformité et permettant de répondre aux exigences règlementaires de bonne gouvernance des organismes d’assurance.
